Política do canal interno de denúncias da Innovamat

1. Introdução e objetivos:

A presente política (doravante, a “Política”) estabelece as características, fases e procedimentos para o funcionamento do canal de denúncias (doravante, o “Canal de Denúncias”) na Innovamat Education, S.L. e filiais pertencentes ao grupo (doravante em seu conjunto, a “Innovamat” ou a “Empresa”, indistintamente).

O principal objetivo deste Canal de Denúncias é proporcionar um meio confidencial e seguro para que funcionários, clientes, fornecedores ou outras partes interessadas da Innovamat enviem denúncias e/ou notificações sobre condutas impróprias, irregularidades e violações legais, éticas ou de conformidade de qualquer política interna que afete a Empresa (doravante denominadas as “Denúncias”).

A implementação do Canal de Denúncias demonstra o compromisso da Innovamat com a transparência, a conformidade legal e ética, bem como a proteção do seu quadro de funcionários e a manutenção de um ambiente de trabalho justo e seguro.

1.1 Alcance

Esta Política aplica-se a todos os funcionários da Innovamat, sem distinção de departamento, posição hierárquica, local de trabalho ou tipo de vínculo empregatício (ou seja, vínculo empregatício comum, pessoal da alta direção, etc.), bem como a seus clientes, fornecedores, ex- funcionários e partes interessadas.

O Canal de Denúncias é administrado através da plataforma de recursos humanos da Empresa, a qual, na data de publicação desta Política, é a Factorial..

Sem prejuízo do acima exposto, a Empresa terá total liberdade para passar a outro software (seja para a gestão de recursos humanos ou específico para canais de denúncia interna) desde que garanta o cumprimento dos princípios e requisitos estabelecidos nesta Política e na regulamentação de sua eventual aplicação.

1.2. Objetivos

Os principais objetivos do Canal de Denúncias são:

Fornecer um canal confidencial e seguro para comunicar irregularidades ou condutas impróprias que possam afetar a Innovamat, direta ou indiretamente.
Promover uma cultura de ética, integridade e transparência dentro da Innovamat.
Facilitar a detecção precoce e a correção de problemas internos que possam impactar a Empresa, seus colaboradores ou suas partes interessadas.
Garantir a confidencialidade e a proteção do denunciante, oferecendo a opção de anonimato, se este o desejar.

2. Alcance e âmbito de aplicação:

2.1. Quem pode utilizar o Canal de Denúncias?

O Canal de Denúncias da Innovamat está disponível para todos os funcionários, sem distinção de nível hierárquico, departamento, localização geográfica ou tipo de vínculo empregatício. Ex-funcionários, clientes, fornecedores e outras pessoas interessadas que tenham conhecimento de eventos passíveis de denúncia também podem utilizá-lo.

2.2. O que deve ser denunciado?

O Canal de Denúncias foi criado para denunciar e abordar uma variedade de situações, incluindo, entre outras:

Conduta imprópria: Comportamento contrário aos princípios éticos, regulamentações legais, políticas internas ou códigos de conduta da Innovamat. Isso engloba desde o assédio no local de trabalho e a discriminação até o incumprimento de políticas específicas da Empresa.
Irregularidades e fraudes: Inclui atos de fraude, apropriação indébita de fundos, manipulação de dados, falsificação de documentos ou qualquer outro comportamento que resulte em prejuízo financeiro ou dano à Empresa.
Violações legais ou éticas: Situações que violam leis, regulamentos governamentais ou práticas éticas fundamentais. Isso engloba desde o descumprimento de leis trabalhistas até violações das leis ambientais.
Riscos e ameaças: Qualquer situação que represente risco à integridade, segurança ou bem-estar de funcionários, clientes, fornecedores ou da própria Empresa.

Para facilitar a identificação das condutas denunciáveis, e sem caráter exaustivo, foi elaborada uma lista que se encontra no Anexo I e detalha um conjunto de ações que podem (e devem) ser objeto de uma denúncia.

2.3. Como posso apresentar uma denúncia?

Qualquer Denúncia pode ser apresentada através do Canal de Denúncias (seção “Faça uma Denúncia”) disponível através da plataforma Factorial, o software de gestão de recursos humanos utilizado pela Innovamat na data de publicação desta Política.

Essa plataforma garante a confidencialidade, a segurança e o acompanhamento adequado das Denúncias.

É importante ressaltar que a utilização deste Canal de Denúncias não exclui a possibilidade de apresentar as Denúncias diretamente aos superiores ou responsáveis correspondentes, os quais deverão acusar o recebimento da solicitação no prazo máximo de 5 (CINCO) dias úteis a partir da apresentação.

A utilização do Canal de Denúncias será uma alternativa adicional, principalmente quando se desejar o anonimato ou existir a possibilidade de conflito de interesses com os superiores hierárquicos do denunciante.

2.4. Quem é o responsável pela gestão das Denúncias?

As Denúncias serão gerenciadas por uma equipe de pessoas treinadas e com a autoridade necessária para realizar investigações imparciais, justas e completas (doravante, o “Comitê Interno“), as quais serão responsáveis por supervisar o tratamento e fazer o acompanhamento das Denúncias comunicadas.

Para tal efeito, fica expressamente indicado que, salvo modificação desta Política, o Comitê Interno será composto pelos seguintes 4 (QUATRO) membros:

Sr. Sergi Fabregat, na qualidade de Diretor Financeiro (CFO) e membro da Direção (conhecido como “C-Level”) da Empresa.
Sr. Javier Marín, na qualidade de chefe do departamento de People Operations da Empresa e responsável pelo software e/ou plataforma que serve de suporte para o Canal de Denúncias.
Sra. Cristina Ávila, na qualidade de Head of People da Empresa.
Sr. Xavier Vila, na qualidade de Head of Legal & Compliance da Empresa.

A Comissão Interna realizará o seu trabalho em conjunto, sem prejuízo de que, em caso de conflito de interesses, os seus membros deverão abster-se de participar das investigações das Denúncias que lhes digam respeito.

2.5. Divulgação e conscientização

A Innovamat e sua Direção envidarão seus melhores esforços para divulgar periodicamente a existência do Canal de Denúncias por meio de vários canais de comunicação, enviando informações claras e completas sobre esta Política e garantindo que os funcionários da Innovamat compreendam adequadamente os direitos e proteções que ela proporciona, entre outras medidas.

Da mesma forma, a Empresa se compromete a promover a sensibilização e compreensão deste recurso entre os funcionários, incentivando a sua utilização responsável e ética, e, se considerar apropriado, realizará programas de formação sobre a importância da não retaliação e os procedimentos a seguir em caso de Denúncia.

3. Funcionalidades do Canal de Denúncias:

3.1. Vias para a apresentação de Denúncias

Os funcionários da Innovamat têm o direito e o dever de denunciar condutas contrárias às políticas, leis ou aos princípios éticos da Empresa.

Por esta razão, a Innovamat se compromete a estabelecer e manter em funcionamento mecanismos (entre eles, um Canal de Denúncias) que permitam aos funcionários apresentar Denúncias de forma confidencial e ética.

Para facilitar este processo, a plataforma de gestão de recursos humanos da Factorial foi estabelecida como canal de apresentação de Denúncias, oferecendo uma seção dedicada exclusivamente à apresentação de Denúncias, o que permitirá fazê-lo de forma segura e confidencial. Essa plataforma garante a privacidade das informações e permite a comunicação direta e segura com o Comitê Interno.

Sem prejuízo do acima exposto, as Denúncias também poderão ser apresentadas através do Departamento de People. da Empresa. Neste caso, deverá ser feito o registro da denúncia por meio de uma gravação ou, se for caso disso, por escrito, garantindo em ambos os casos, e se o denunciante assim o desejar, que esse registro permita o anonimato do denunciante.

3.2. Instruções para apresentar uma Denúncia

Se uma pessoa decidir apresentar uma Denúncia, recomenda-se que ela siga estas orientações para garantir a eficácia do processo:

(i) Identificação da conduta denunciada: o comportamento ou situação que está sendo denunciada deve ser identificada de forma clara e precisa. Isso inclui, entre outras coisas, detalhes como datas, pessoas envolvidas (se conhecidas) e qualquer informação relevante.

Recomenda-se que os fatos sejam descritos da forma mais objetiva possível, evitando sempre avaliações, julgamentos pessoais, especulações ou suposições.

(ii) Descrição detalhada: deve ser fornecida uma descrição detalhada e completa dos eventos (datas em que ocorreram, pessoas envolvidas, fatos ocorridos, etc.). Quanto mais informações forem fornecidas e mais precisas elas forem, melhor será a gestão da Denúncia.

(iii) Anexar evidências: caso se disponha de provas relevantes (documentos, e-mails, capturas de tela, etc.), estas devem ser anexadas à Denúncia de forma segura e confidencial. Qualquer prova que apoie a Denúncia e ajude a esclarecer os fatos facilitará a sua resolução.

Sem prejuízo de marcar a caixa de seleção que corresponde à aceitação desta Política, a pessoa poderá optar por submeter a Denúncia de forma anônima ou identificar-se, garantindo em todos os momentos a confidencialidade da sua identidade, se assim o desejar.

Em ambos os casos (ou seja, por denúncia anônima ou sem ela), o denunciante poderá fazer o acompanhamento da denúncia, através do software Factorialou através da pessoa do Departamento de People. à qual a Denúncia foi apresentada.

A denúncia deverá ser individual e, caso várias pessoas tenham conhecimento do mesmo fato ou circunstância que deve ser comunicada, cada uma delas deverá fazê-lo individualmente através do canal de denúncias.

3.3. Fases do processo de gestão das Denúncias

Uma vez recebida uma Denúncia, a Innovamat seguirá o seguinte procedimento ou fases:

Fase 1 (registro, avaliação inicial e admissão): todas as Denúncias recebidas através do Canal de Denúncias da Innovamat serão registradas imediata e confidencialmente pelo Comitê Interno, o qual designará um número de referência único para seu monitoramento e controle.
Todas as Denúncias serão recebidas sob o princípio da presunção de veracidade. Contudo, a sua admissibilidade será analisada preliminarmente pelo Comitê Interno, que avaliará as indicações, explicações e evidências existentes e/ou fornecidas pela pessoa denunciante. Para tal efeito, será suficiente que haja indícios mínimos que sustentem a Denúncia para proceder à sua admissão, a menos que haja indícios sólidos contra ela.
Esta avaliação será realizada de forma imparcial e profissional, garantindo que se atue sem demora injustificada e no prazo máximo de 7 (SETE) dias corridos.
O Comitê Interno poderá solicitar informações adicionais ao denunciante, se necessário.

Fase 2 (investigação por uma equipe multidisciplinar, quando apropriado,): após a Fase 1, caso a Denúncia seja admitida, será realizada uma investigação aprofundada dos fatos relatados pelo Comitê Interno. Nesse caso, o Comitê Interno poderá investigar por conta própria ou formar uma equipe multidisciplinar competente (com pessoal interno ou externo à Innovamat) criada e nomeada para esse fim pelo Comitê Interno.
A equipe multidisciplinar poderá ser composta por parte ou pela totalidade dos membros do Comitê Interno e estará capacitada para realizar uma investigação exaustiva, coletando provas, depoimentos e evidências relevantes de forma confidencial, respeitando a privacidade de todas as partes envolvidas.
A INNOVAMAT compromete-se a envidar os seus melhores esforços para que a investigação seja realizada no prazo máximo de 30 (TRINTA) dias corridos a contar da data de admissão da Denúncia. No entanto, em circunstâncias excepcionais devidamente justificadas, este prazo poderá ser prorrogado até um máximo de 60 (SESSENTA) dias corridos, desde que tais circunstâncias sejam justificadas e comunicadas às partes envolvidas.

Fase 3 (avaliação confidencial e objetiva): após a Fase 2, o Comitê Interno fará uma avaliação dos fatos comunicados comparando-os às provas encontradas nas fases anteriores de forma confidencial, objetiva e imparcial, garantindo a proteção dos direitos tanto do denunciante quanto do denunciado.
Esta avaliação deverá ser concluída no prazo máximo de 5 (CINCO) dias úteis a partir da finalização da fase anterior.

Fase 4 (relatório final com conclusões e, quando apropriado, ações corretivas): após a Fase 3, uma vez concluída a investigação e com base nos achados e nas avaliações, o Comitê Interno preparará um relatório detalhado que inclua os fatos verificados, conclusões, as ações corretivas propostas e, se necessário, recomendações para evitar futuros incidentes semelhantes.
O relatório será emitido no prazo máximo de 5 (CINCO) dias úteis a partir da finalização da fase anterior, e será enviado à Direção para que o processo seja resolvido e, se for o caso, as medidas propostas sejam aplicadas.

Resolução do processo, aplicação de medidas corretivas pela Direção e acompanhamento: após receber o relatório do Comitê Interno, a Direção deliberará e procederá à resolução do processo no prazo de 5 (CINCO) dias úteis e, se for o caso, adotará as medidas propostas no relatório, bem como outras que considere adequadas, após apresentar motivação e justificação suficientes.
Da mesma forma, e a seu critério, a Direção poderá estabelecer o acompanhamento da execução das medidas corretivas.
Os resultados da resolução do processo serão comunicados à pessoa denunciante na medida do possível, respeitando a confidencialidade e sem comprometer outras investigações em curso. Para tal, a Innovamat fará o possível para proporcionar uma explicação clara e detalhada das ações empreendidas como resultado da Denúncia, garantindo a transparência de todo o processo.

Sem prejuízo do acima exposto, a resolução de todas as fases deverá ocorrer no prazo máximo de 3 (TRÊS) meses a partir da data de recepção da Denúncia.

Da mesma forma, durante todas as fases, a Innovamat garantirá que haja uma comunicação fluente com o denunciante e que este possa acompanhar a sua parte da Denúncia, mantendo assim a comunicação contínua e informando sobre o andamento da investigação e o progresso de cada uma das eventuais fases, sempre respeitando a confidencialidade do processo.

3.4. Orientação e assistência adicional

Para garantir que os funcionários da Innovamat entendam o processo e se sintam apoiados ao apresentar uma Denúncia, o Departamento de Peoplee o Departamento Jurídico da Empresa estarão sempre à disposição para fornecer orientação e assistência adicional sempre que necessário, seja antes do envio da Denúncia ou em qualquer uma das fases do processo de gestão da Denúncia.

4. Confidencialidade e proteção do denunciante:

A Innovamat valoriza a integridade e a ética para todos os membros do seu quadro de funcionários. A cultura da Empresa repousa na honestidade, na moralidade e na ética, valores fundamentais para a cultura organizacional da Innovamat.

Portanto, qualquer Denúncia apresentada por um denunciante com base nesta Política será amparada pelos seguintes princípios:

4.1. Garantia de confidencialidade

A Innovamat garante a confidencialidade do denunciante em todas as fases do processo de gestão de Denúncias.

Para tal, serão estabelecidos todos os protocolos e medidas de segurança que a Empresa considere adequadas para salvaguardar a identidade do denunciante. Especificamente, e sem caráter limitativo, a Innovamat garante que as informações proporcionadas serão tratadas com estrita confidencialidade e que apenas será compartilhada com as partes envolvidas nas diversas fases do processo de gestão de Denúncias, garantindo assim a proteção e privacidade do denunciante.

Para fins de clareza, a identidade do denunciante estará protegida em todos os momentos e somente poderá ser divulgada nos casos em que seja necessário revelá-la por mandato legal, judicial e/ou administrativo, assim como para o curso efetivo da investigação.

4.2. Anonimato opcional

A possibilidade de apresentação de Denúncias de forma anônima é oferecida através de canais específicos designados para esse fim.

Caso o reclamante opte pelo anonimato, serão tomadas todas as medidas necessárias para proteger a sua identidade ao longo de todo o processo de gestão da Denúncia, garantindo que o denunciante possa realizar o acompanhamento adequado sem revelar detalhes que possam identificá-lo.

4.3. Tratamento de dados pessoais

A Innovamat tratará os dados pessoais incluídos nas Denúncias recebidas e manterá a conformidade com a Lei 2/2023 na qualidade de responsável pelo tratamento dos dados, com a finalidade de gerenciá-los e, se for caso disso, iniciar o respectivo procedimento de investigação. A base legal do tratamento será o cumprimento de uma obrigação legal derivada da Lei de referência. Caso a comunicação contenha dados de natureza especial, o fundamento jurídico será o interesse público essencial e demais disposições estabelecidas no § 2º do art. 9.2. do Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, relativo à proteção das pessoas físicas no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais.

Da mesma forma, foi indicado que estes dados pessoais poderão ser tratados e transferidos pelo pessoal autorizado a fazê-lo somente quando for necessário para a adoção de medidas corretivas na empresa ou para a tramitação dos procedimentos sancionatórios ou criminais aplicáveis, se for o caso. Os dados pessoais serão conservados durante o tempo imprescindível para decidir se é preciso iniciar uma investigação sobre os eventos informados. Em qualquer caso, se essa decisão não for adotada no prazo de 3 (TRÊS) meses, os dados pessoais contidos na comunicação serão eliminados, exceto para efeitos de manutenção de provas do funcionamento do sistema e sempre de forma anonimizada.

Os dados pessoais não considerados verdadeiros também serão eliminados, salvo que esta falta de veracidade possa constituir uma infração penal, caso em que a informação será conservada pelo tempo necessário durante a tramitação do procedimento judicial.

Por fim, se faz constar que, a qualquer momento, a pessoa que fez a comunicação poderá solicitar, ao responsável pelo tratamento, o acesso aos seus dados pessoais, sua retificação ou eliminação, ou a limitação do seu tratamento, ou opor-se a ele, bem como ao direito à portabilidade dos dados, bastando para isso enviar uma carta acompanhada de uma fotocópia do seu documento de identidade para o e-mail rgpd@innovamat.es.. Caso não esteja de acordo com o tratamento dos seus dados, a pessoa poderá apresentar uma reclamação junto da Agência Espanhola de Proteção de Dados, órgão que detém a autoridade de controle na matéria e cuja sede está em C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madri (www .aepd .es).

4.4. Proteção integral e não retaliação contra o denunciante

A proteção dos denunciantes é uma prioridade para a Innovamat.

Assim, é expressamente proibido qualquer ato injustificado de retaliação, discriminação, ação disciplinar, ação adversa ou de qualquer tipo contra aqueles denunciantes que apresentem Denúncias de boa-fé.

Qualquer retaliação, seja direta ou indireta, será considerada uma violação grave às políticas da Empresa e poderá ser denunciada por meio do Canal de Denúncias.

Todas as medidas apropriadas (disciplinares ou não) serão tomadas para proteger os denunciantes de qualquer retaliação ou consequência adversa como resultado de uma eventual denúncia de sua parte.

A proteção estabelecida nesta seção também se estenderá a qualquer pessoa que, sem ser denunciante, participe ou contribua para a conclusão bem-sucedida de uma investigação relacionada ao Canal de Denúncias.

4.5. Acesso restrito às informações

O acesso às informações relacionadas às Denúncias será restrito apenas aos indivíduos diretamente envolvidos na sua investigação e gestão.

Garante-se que apenas pessoas autorizadas e com necessidade específica de conhecer as informações terão acesso às mesmas, preservando assim a confidencialidade do processo de gestão de Denúncias.

4.6. Comunicação transparente

As informações sobre o progresso e os resultados do processo de gestão de Denúncias serão fornecidas aos denunciantes na medida do possível para não comprometer a confidencialidade e o sucesso do processo.

Na medida do possível, a Innovamat envidará os seus melhores esforços para manter uma comunicação transparente e clara com o denunciante, para proporcionar-lhe tranquilidade em relação ao atendimento e acompanhamento da sua Denúncia.

4.7. Proteção legal

Os denunciantes estarão protegidos dentro do âmbito legal estabelecido.

A Innovamat se compromete a cumprir todas as leis e regulamentos pertinentes para garantir a proteção legal e o bem-estar do denunciante durante e após o processo de gestão de Denúncias.

5. Tratamento e acompanhamento de Denúncias e comunicação dos resultados:

Dentro do processo de gestão de Denúncias da Innovamat, a comunicação transparente e eficaz é um compromisso fundamental. Da mesma forma, é essencial para a Empresa que todas as partes envolvidas em uma Denúncia sejam adequadamente informadas sobre o andamento e os resultados das investigações.

Portanto, será realizado um acompanhamento contínuo para garantir que os denunciantes sejam informados sobre o progresso e os resultados das investigações, garantir um andamento adequado destas e manter os denunciantes informados sobre o progresso, tudo sem comprometer a confidencialidade da investigação.

Para tanto, se estabelece o seguinte:

5.1. Acompanhamento dos processos

Durante a investigação de uma Denúncia, o Comitê Interno fornecerá atualizações regulares sobre o status da investigação às partes relevantes.

5.2. Notificação dos resultados

Ao final da investigação, os resultados serão notificados a todas as partes envolvidas, incluindo o denunciante, e serão fornecidas as informações pertinentes sobre as conclusões, medidas corretivas adotadas (se aplicável) e ações realizadas.

Na medida do possível, a Innovamat manterá a confidencialidade na comunicação dos resultados, preservando a privacidade e a intimidade das pessoas envolvidas.

5.3. Prazos de notificação

A Innovamat se compromete a notificar os resultados da investigação dentro de um prazo razoável e oportuno a partir da conclusão, considerando a complexidade e a natureza de cada caso.

5.4. Canal de comunicação

A notificação dos resultados será feita através do mesmo Canal de Denúncias utilizado para registrar a denúncia inicial, garantindo a segurança e a confidencialidade do denunciante.

6. Revisão e atualização:

A Innovamat reconhece a importância de manter esta Política atualizada e revista para garantir a a eficácia e o cumprimento contínuo. Portanto, são estabelecidos os seguintes procedimentos:

6.1. Frequência de revisão

Esta Política será revisada anualmente para garantir a eficácia e o alinhamento com os valores e objetivos da Empresa. A revisão será realizada pelo Departamento Jurídico da Empresa, para garantir o seu alinhamento às leis atuais, às melhores práticas e aos valores do Innovamat.

6.2. Revisões a critério

A Direção da Innovamat terá o poder de modificar ou atualizar esta política a qualquer momento, a seu exclusivo critério, em resposta a alterações regulatórias, estruturais ou operacionais internas que possam exigir ajustes no procedimento.

6.3. Processo de revisão

Avaliação Rigorosa: durante o processo de revisão, serão avaliados os principais aspectos da Política, incluindo eficácia operacional, conformidade regulatória, satisfação dos funcionários e eficiência na gestão de eventuais Denúncias.

6.4. Participação das partes interessadas

No processo de revisão, seja a revisão anual ou uma revisão a critério da Direção da Innovamat, os departamentos relevantes, incluindo Jurídico, Peoplee qualquer outro departamento ou pessoa relevante, serão envolvidos para garantir a compreensão e a colaboração nas atualizações.

6.5. Comunicação das atualizações

Uma vez implementadas, as atualizações serão comunicadas a todo o pessoal da Innovamat para garantir que estejam informados sobre as alterações realizadas e o seu impacto no processo de gerenciamento de Denúncias.

6.6. Preservação de versões anteriores

Será mantido o controle com um histórico de versões anteriores da Política, o que garantirá a rastreabilidade e a referência a alterações e atualizações anteriores, se necessário.

6.7. Melhoria contínua

Será fomentada a retroalimentação e o feedback por parte dos funcionários para identificar áreas de melhoria na Política e no processo de gerenciamento de Denúncias, de modo a promover a melhoria contínua e uma cultura de transparência.

7. Referências legais e regulatórias:

7.1. Legislação aplicável

O Canal de Denúncias da Innovamat se baseia nos princípios estabelecidos pela Lei 2/2023, de 20 de fevereiro, que regula a proteção de pessoas que denunciam infrações regulamentares e o combate à corrupção (doravante, “Lei 2/2023”) abordando especificamente a proteção de dados pessoais e estabelecendo diretrizes para o gerenciamento transparente e ético das Denúncias.

7.2. Leis internacionais e regulamentações específicas sobre a proteção de dados

De acordo com a regulamentação relativa à proteção de dados pessoais e privacidade que possa ser eventualmente aplicável, a Innovamat se compromete a cumprir as diretrizes e regulamentos relevantes durante o gerenciamento do processo de Denúncia, garantindo assim o respeito e proteção das informações confidenciais e dos dados pessoais dos denunciantes.

7.3. Códigos de ética e boas práticas

Esta Política está alinhada com os valores e padrões éticos estabelecidos pela Innovamat.

No âmbito do desenvolvimento das boas práticas da Empresa, é expressamente mencionado que o objetivo da Política é promover a integridade, a transparência e o cumprimento das normas legais e éticas, tanto no âmbito da Innovamat como nas relações com terceiros.

7.4. Avaliação contínua e adaptação às mudanças legais

Serão realizadas avaliações regulares para garantir que esta Política se mantenha atualizada e esteja em conformidade com todas as alterações na legislação ou na regulamentação aplicável que possam ocorrer.

Quaisquer modificações serão comunicadas aos funcionários da Empresa e implementadas em tempo hábil para garantir a eficácia e a legalidade do processo de gerenciamento de Denúncias.

7.5. Tratamento de dados pessoais

O tratamento de dados pessoais será regido pelo disposto no Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016, na Lei Orgânica 3/2018, de 5 de dezembro, sobre Proteção de Dados Pessoais e garantia dos direitos digitais, na Lei Orgânica 7/2021, de 26 de maio, sobre a proteção dos dados pessoais tratados para efeitos de prevenção, detecção, investigação e processo penal e execução de sanções penais.

Sant Cugat, em 26 de setembro de 2024.

Categorias de comunicação do Canal de Denúncias

A) Conflitos trabalhistas

Mobbing/assédio: assédio moral no trabalho, também conhecido como “mobbing”, é qualquer conduta, prática ou comportamento que, de forma sistemática e recorrente ao longo do tempo, represente, no âmbito da relação laboral, uma lesão ou ataque à dignidade do trabalhador, tentando subjugá-lo emocional e psicologicamente e procurando anular a capacidade, promoção profissional ou permanência no emprego da vítima, criando um ambiente hostil e afetando negativamente o ambiente de trabalho.
Serão excluídos do conceito de assédio no local de trabalho os conflitos interpessoais transitórios, situados em um momento específico, que possam ocorrer no âmbito das relações humanas e que afetem a organização do trabalho e o seu desenvolvimento, mas que não tenham a intenção de destruir pessoal ou profissionalmente as partes envolvidas no conflito.
Assédio sexual /sexual harassmento: qualquer conduta indesejada de natureza sexual que possa ser percebida como causadora de ofensa ou humilhação a uma pessoa, quando tal conduta interfere no trabalho ou cria um ambiente intimidante, hostil ou ofensivo. Embora geralmente envolva um padrão de comportamento, também pode assumir a forma de um único incidente.
É necessário diferenciar “assédio sexual” de “assédio baseado no sexo”, uma vez que este último constitui um tipo de assédio discriminatório relacionado à igualdade efetiva entre mulheres e homens, ou seja, “qualquer comportamento realizado com base no sexo de uma pessoa ou na sua identidade de género com o propósito ou efeito de atentar contra a sua dignidade e criar um ambiente intimidante, degradante ou ofensivo.”
Discriminação: Qualquer tratamento injusto ou diferenciação arbitrária com base na raça, sexo, religião, nacionalidade, origem étnica, orientação sexual, deficiência, idade, idioma, origem social ou qualquer outra condição social de uma pessoa. A discriminação pode ser um acontecimento isolado que afeta uma pessoa ou um grupo de pessoas em situação semelhante.
Comportamentos inadequados e outros conflitos no ambiente de trabalho: comportamentos específicos ou recorrentes de abuso de poder, tanto por parte dos gerentes e responsáveis da empresa para com os seus subordinados, quanto por parte de pessoas que não têm um relacionamento hierárquico entre elas ou que o têm sem que isso seja relevante para o caso.

B) Condições de trabalho

Erros no processo de remuneração de funcionários (pagamento de salários, horas extras, bônus, etc.) que não estejam associados a questões de fraude. Da mesma forma, também estão incluídas situações que representam risco ocupacional para o trabalhador (insalubridade, perigo de incêndio, etc.).

C) Privacidade/segurança das informações

Uso das informações da Empresa, de clientes, funcionários, acionistas ou fornecedores em benefício próprio ou de terceiros. Violação de processos de gerenciamento da confidencialidade, integridade e disponibilidade dos ativos de informação.

D) Atos contrários à integridade da Empresa

Situações em que um benefício ou interesse pessoal ou privado influencia as decisões profissionais tomadas por um funcionário, podendo esse interesse ou benefício pessoal colidir com os interesses de qualquer empresa integrante do grupo empresarial formado pela Innovamat e suas correspondentes filiais.

O conflito de interesses pode ser devido a parentesco, participação em sociedades ou qualquer outra causa que o funcionário considere que limita ou condiciona a sua capacidade de tomar decisões objetivas diante de terceiros.

Para tal efeito, entende-se por parentesco: cônjuge ou pessoa com relação afetiva semelhante, ascendentes, descendentes, irmãos do funcionário ou de seu cônjuge, bem como os cônjuges destes. Da mesma forma, considera-se que a capacidade de decisão do trabalhador pode ser afetada quando ele, algum dos seus familiares ou pessoas conectadas com ele detêm ou poderiam deter, direta ou indiretamente, controle ou exercício de influência significativa ou um cargo de administração ou direção em empresas ou sociedades envolvidas em um potencial conflito de interesses.

E) Fraude patrimonial

Corrupção de agentes públicos: conduta praticada diretamente por funcionários da Innovamat ou por meio de terceiros contra a integridade da Empresa, consistindo em prometer, oferecer, pagar, dar ou autorizar a entrega de presentes, convites ou outros tipos de incentivos a um funcionário ou servidor público com o objetivo de influenciar ou obter benefício para a Empresa.
Atos contrários à integridade na esfera privada: conduta praticada diretamente por funcionários da Innovamat ou por meio de terceiros contra a integridade da Empresa, consistindo em: (a) prometer, oferecer, pagar, dar ou autorizar a entrega de presentes, convites ou outros tipos de incentivos a qualquer pessoa, singular ou coletiva, da esfera privada, com a qual não exista vínculo pessoal ou econômico, com o objetivo de condicionar a conduta do beneficiário do incentivo; ou (b) receber ou aceitar presentes, convites ou outros tipos de incentivos de qualquer pessoa, física ou jurídica, da esfera privada, com a qual não haja vínculo pessoal ou econômico, com o objetivo de obter vantagem ou recompensa.
Fraude externa: ação intencional ou deliberada contra a Empresa com o objetivo de privá-la de propriedade ou de dinheiro por meio de engano, ardil ou outros meios desleais. Neste caso, NÃO ESTÃO ENVOLVIDOS funcionários, nem pessoas que atuem na qualidade de funcionário público.
Fraude interna: ação intencional ou deliberada contra a Empresa com o objetivo de privá-la de propriedade ou de dinheiro por meio de engano, ardil ou outros meios desleais. Neste caso, os funcionários ESTÃO ENVOLVIDOS e, se houver pessoas externas evolvidas, estas NÃO serão pessoas que agem na qualidade de funcionários públicos.

F) Favorecimento

ato pelo qual são concedidos privilégios, concessões ou benefícios a um terceiro ou funcionário da Innovamat com o qual não exista, ou que seja desconhecido, um vínculo pessoal ou econômico, conferindo à outra parte uma vantagem sobre as demais de forma que a concorrência não ocorra em igualdade de condições. Serão incluídas nesta categoria situações de tratamento privilegiado que não sejam contrárias à integridade da empresa e que não estejam vinculadas a um conflito de interesses.

G) Relatório financeiro

Irregularidades contábeis relacionadas com o controle interno das informações financeiras ou questões de auditoria.

H) Conformidade legal com regulamentos internos ou cláusulas contratuais

Descumprimentos legais: qualquer descumprimentos de regulamentos, legislações e obrigações regulatórias, tanto nacionais como internacionais, não incluídas nas categorias anteriores. Caso o descumprimento esteja relacionado à “Corrupção de agentes públicos” ou “Atos contrários à integridade na esfera privada”, será utilizada a categoria correspondente.
Descumprimento de regulamentos internos: Qualquer outra violação, intencional ou não, dos regulamentos internos locais ou corporativos, não refletida nas seções anteriores. Caso o descumprimento esteja relacionado à regulamentação de conflitos de interesses, será aplicada a natureza “Conflito de Interesses”; se estiver relacionado à Política Anticorrupção, serão aplicadas as seções correspondentes de “Corrupção de agentes públicos” ou “Atos contrários à integridade na esfera privada”.
Descumprimentos contratuais: falha em cumprir os compromissos assumidos com os clientes em relação a serviços contratados, faturação, qualidade dos produtos e serviços, etc. ou práticas contrárias aos interesses do cliente.

I) Outros

Qualquer outra Denúncia que não possa ser atribuídas a nenhuma das categorias indicadas anteriormente. Na medida do possível, se tentará usar esta categoria o mínimo possível, apenas quando seja imprescindível.

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