Politica interna del Canale di Denuncia di Innovamat

1. Introduzione e obiettivi:

La presente politica (d’ora in avanti, la “Politica“) stabilisce le caratteristiche, le fasi e le procedure per il funzionamento del canale di denuncia (d’ora in avanti, il “Canale di Denuncia“) di Innovamat Education, SL e altre filiali appartenenti al gruppo (d’ora in avanti, “Innovamat” o “l’Azienda“, indistintamente).

L’obiettivo principale di questo Canale di Denuncia è fornire un mezzo confidenziale e sicuro, per i dipendenti, i clienti, i fornitori o altre parti interessate di Innovamat, attraverso cui inviare segnalazioni e/o avvisi (d’ora in avanti, “Denunce“) relativi a: condotte improprie, irregolarità, violazioni legali, etiche o di conformità di qualsiasi politica interna dell’Azienda.

L’implementazione del Canale di Denuncia dimostra l’impegno di Innovamat nei confronti della trasparenza, della conformità legale ed etica, nonché della protezione dei propri dipendenti e del mantenimento di un ambiente di lavoro giusto e sicuro.

1.1 Ambito

La presente Politica si applica a tutti i dipendenti di Innovamat, senza distinzione di area, livello gerarchico, sede di lavoro o tipologia di rapporto lavorativo (lavoratori subordinati, personale dirigenziale, ecc.), nonché ai suoi clienti, fornitori, ex dipendenti e a tutte le parti interessate.

Il Canale di Denuncia è gestito attraverso la piattaforma delle risorse umane dell’Azienda, che alla data di pubblicazione della presente Politica è Factorial..

Fatto salvo quanto sopra, l’Azienda si riserva il diritto di adottare e implementare altri software, sia per la gestione delle risorse umane che per i canali di denunce interni, a propria esclusiva discrezione. Tale azione dovrà in ogni caso garantire il rispetto dei principi e dei requisiti sanciti dalla presente Politica, nonché dalle disposizioni normative applicabili.

1.2. Obiettivi

I principali obiettivi del Canale di Denuncia sono:

Fornire un canale confidenziale e sicuro per segnalare irregolarità o comportamenti impropri che possano incidere, direttamente o indirettamente, sull’Azienda.
Promuovere una cultura aziendale basata su etica, integrità e trasparenza all’interno di Innovamat.
Facilitare il rilevamento tempestivo e la correzione di possibili problemi interni che potrebbero avere un impatto sull’Azienda, sui suoi dipendenti o sui suoi stakeholder.
Garantire la riservatezza e la tutela del denunciante, offrendo la possibilità dell’anonimato, se richiesto.

2. Portata e ambito di applicazione:

2.1. Chi può utilizzare il Canale di Denuncia?

Il Canale di Denuncia di Innovamat è accessibile a tutti i dipendenti, indipendentemente dal livello gerarchico, dalla funzione aziendale, dalla sede di lavoro o dalla tipologia di rapporto contrattuale. Può essere utilizzato anche da ex dipendenti, clienti, fornitori o altre persone interessate che sono a conoscenza degli eventi da denunciare.

2.2. Cosa dovrebbe essere denunciato?

Il Canale di Denuncia è stato istituito per consentire la segnalazione e la gestione di diverse tipologie di situazioni, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo:

Condotta impropria: qualsiasi comportamento in contrasto con i principi etici, le disposizioni di legge, le politiche interne o i codici di condotta di Innovamat. Ciò include, tra le altre cose, molestie sul posto di lavoro, discriminazione e violazioni di politiche aziendali specifiche.
Irregolarità e frodi: atti fraudolenti, appropriazione indebita, manipolazione di dati, falsificazione di documenti o qualsiasi altro comportamento che comporti perdite finanziarie o danni all’Azienda.
Violazioni legali o etiche: qualsiasi situazione che contravviene a leggi, regolamenti governativi o principi etici fondamentali. Ciò include anche il mancato rispetto delle normative sul lavoro e le violazioni in materia ambientale.
Rischi e minacce: qualsiasi situazione che rappresenti un rischio per l’integrità, la sicurezza o il benessere dei dipendenti, dei clienti, dei fornitori o dell’Azienda stessa.

Per facilitare l’identificazione delle condotte denunciabili, e fatto salvo che non si tratti di un elenco esaustivo, come Allegato I viene fornito un insieme di comportamenti che possono (e devono) essere oggetto di Denuncia.

2.3. Come presentare una Denuncia?

La Denuncia può essere segnalata attraverso il Canale di Denuncia (sezione “Presenta una Denuncia“) gestito attraverso la piattaformaFactorial, il software di gestione delle risorse umane utilizzato alla data di pubblicazione della presente Politica da parte di Innovamat.

Questa piattaforma garantisce riservatezza, sicurezza e un adeguato monitoraggio delle Denunce.

È importante sottolineare che l’utilizzo del Canale di Denuncia non preclude la possibilità di presentare Denunce direttamente ai superiori o al personale competente. Questi ultimi sono tenuti a confermare la ricezione della richiesta entro un massimo di CINQUE (5) giorni lavorativi dalla sua presentazione.

L’utilizzo del Canale di Denuncia rappresenta un’alternativa aggiuntiva, particolarmente indicata nei casi in cui si desideri mantenere l’anonimato o vi sia un potenziale conflitto di interessi con i superiori gerarchici del denunciante.

2.4. Chi si occupa della gestione delle Denunce?

Le Denunce saranno gestite da un team di persone formate e dotate dell’autorità necessaria per svolgere indagini imparziali, corrette e complete (d’ora in avanti, il “Comitato Interno.“), che avrà il compito di supervisionare il trattamento ed il monitoraggio delle Denunce.

A tal fine si precisa espressamente che, salvo modifiche alla presente Politica, il Comitato Interno sarà composto dai seguenti CINQUE (5) membri:

Laura Morera, in qualità di Chief Learning Officer (CFO) e membro della Direzione (conosciuta come “C-Level“) dell’Azienda.
D. Javier Marín, in qualità di responsabile del dipartimento di People Operations dell’Azienda e responsabile del software e/o della piattaforma che fornisce il Canale di Denuncia.
Cristina Ávila, in qualità di Head of People dell’Azienda.
Fernanda Bosco, in qualità di Head of CS South América dell’Azienda.
D. Xavier Vila, in qualità di Head of Legal & Compliance dell’Azienda.

Il Comitato Interno svolgerà il proprio incarico in modo congiunto, fermo restando che, in caso di conflitto di interessi, i suoi membri dovranno astenersi dal partecipare alle indagini relative alle Denunce che li riguardano.

2.5. Diffusione e sensibilizzazione

Innovamat e la sua Direzione si impegnano a promuovere attivamente l’esistenza del Canale di Denuncia, diffondendone periodicamente la conoscenza attraverso diversi canali di comunicazione. A tal fine, forniranno informazioni chiare e complete sulla presente Politica, garantendo che tutti i dipendenti di Innovamat comprendano pienamente i diritti e le tutele da essa previste.

Allo stesso modo, l’Azienda si impegna a promuovere la consapevolezza e la comprensione di questo strumento tra i dipendenti, incentivandone un utilizzo responsabile ed etico. Inoltre, qualora lo ritenga opportuno, organizzerà incontri di formazione sull’importanza della tutela contro le ritorsioni e sulle procedure da seguire in caso di Denuncia.

3. Caratteristiche del Canale di Denuncia:

3.1. Modalità di presentazione delle Denunce

I dipendenti di Innovamat hanno il diritto e il dovere di segnalare comportamenti contrari alle politiche, alle leggi o all’etica dell’Azienda.

Per questo motivo, Innovamat si impegna a stabilire e mantenere in funzione meccanismi (tra cui, il Canale di Denuncia) che consentano ai propri dipendenti di presentare Denunce in modo confidenziale ed etico.

Per facilitare questo processo, si istituisce la piattaforma di gestione delle risorse umaneFactorial come canale per la presentazione delle Denunce. Tale strumento è dotato di una sezione specificamente destinata alle segnalazioni, garantendo un invio sicuro e riservato. La piattaforma garantisce la riservatezza delle informazioni e consente una comunicazione diretta e sicura con il Comitato Interno.

Fatto salvo quanto sopra, le Denunce potranno essere presentate anche attraverso il Dipartimento People dell’Azienda. In tal caso, dovrà essere effettuata la relativa registrazione tramite registrazione audio o, se del caso, per iscritto, garantendo in entrambi i casi (qualora il denunciante lo desideri) che tale registrazione consenta di mantenere l’anonimato del denunciante.

3.2. Istruzioni per la presentazione delle Denunce

Nel caso in cui si intenda presentare una Denuncia, si raccomanda di attenersi alle seguenti linee guida al fine di garantirne l’efficacia e la corretta gestione:

(i) Identificazione della condotta denunciata: la segnalazione deve descrivere in modo chiaro e dettagliato la condotta contestata, specificando, ove possibile, elementi quali date, soggetti coinvolti (se noti) e ogni altra informazione rilevante ai fini della valutazione del caso.

Si raccomanda di fornire una descrizione dei fatti quanto più oggettiva possibile, evitando valutazioni soggettive, giudizi personali, congetture o supposizioni.

(ii) Descrizione dettagliata: deve essere fornita una descrizione dettagliata e completa degli eventi (date in cui si sono verificati, persone coinvolte, eventi accaduti, ecc.). Quanto più le informazioni fornite saranno dettagliate e accurate, tanto più efficace risulterà la gestione della Denuncia.

(iii) Allegare prove: qualora si disponga di elementi probatori pertinenti (quali documenti, e-mail, screenshot, ecc.), è opportuno allegarli alla Denuncia, garantendone la trasmissione in modo sicuro e nel rispetto della riservatezza. Qualsiasi prova che supporti la Denuncia e aiuti a chiarire i fatti ne faciliterà la risoluzione.

Fatto salvo l’obbligo di accettare il checkbox relativo all’accettazione della presente Politica, la persona potrà scegliere se presentare la Denuncia in forma anonima o identificandosi, garantendo in ogni caso la riservatezza della propria identità, qualora lo desideri.

In entrambi i casi (ossia, in caso di Denuncia anonima o non anonima), il denunciante può consultare lo stato della Denuncia, sia nel software Factorial, sia rivolgendosi alla persona del dipartimento People. a cui ha segnalato la Denuncia.

La Denuncia deve essere individuale e, nel caso in cui più persone siano a conoscenza di uno stesso fatto o circostanza da comunicare, ognuno dovrà presentare la Denuncia individualmente attraverso il Canale di Denuncia.

3.3. Fasi del processo di gestione delle Denunce

Una volta ricevuta una Denuncia, Innovamat seguirà la seguente procedura o fasi:

Fase 1 (Registrazione, valutazione iniziale e ammissione): tutte le Denunce ricevute attraverso il Canale di Denuncia di Innovamat verranno registrate immediatamente e in modo confidenziale dal Comitato Interno. A ogni Denuncia verrà assegnato un numero di riferimento univoco per il monitoraggio e il controllo.
Tutte le Denunce saranno esaminate con imparzialità e nel rispetto del principio di buona fede, presupponendo la veridicità dei fatti segnalati salvo prova contraria. In via preliminare, il Comitato Interno valuterà l’ammissibilità della Denuncia, esaminando le informazioni, le spiegazioni e le evidenze disponibili e/o fornite dal denunciante. A tal fine, salvo in presenza di prove concrete contrarie, sarà sufficiente che vi siano elementi minimi a sostegno della Denuncia per procedere alla sua ammissione.
La valutazione della Denuncia sarà effettuata in modo imparziale e professionale, garantendo che l’azione venga intrapresa senza indebito ritardo ed entro un periodo massimo di SETTE (7) giorni di calendario.
Il Comitato Interno può chiedere al denunciante di fornire ulteriori informazioni, se necessario.

Fase 2 (Indagine, se del caso, mediante un team multidisciplinare): successivamente alla Fase 1, qualora la Denuncia venga accolta, il Comitato Interno avvierà un’indagine approfondita sui fatti denunciati. In tal caso, il Comitato Interno potrà indagare per conto proprio o formare un team multidisciplinare competente (con personale Innovamat interno o esterno) creato e designato a tale scopo dal Comitato Interno.
Il team multidisciplinare, composto in tutto o in parte dai membri del Comitato Interno, avrà il compito di condurre un’indagine approfondita, raccogliendo prove, testimonianze e altri elementi rilevanti in modo riservato, garantendo il rispetto della privacy di tutte le parti coinvolte.
INNOVAMAT si impegna a fare del proprio meglio affinché l’indagine venga svolta entro un periodo massimo di TRENTA (30) giorni di calendario dalla data di accettazione della Denuncia. Tuttavia, in caso di circostanze eccezionali debitamente giustificate, tale termine può essere prorogato fino ad un massimo di SESSANTA (60) giorni di calendario, purché tali circostanze siano giustificate e comunicate alle parti coinvolte.

Fase 3 (Valutazione riservata e obiettiva): successivamente alla Fase 2, il Comitato Interno procederà alla valutazione dei fatti denunciati, confrontandoli con le prove raccolte nelle fasi precedenti, in modo riservato, obiettivo e imparziale. Sarà garantita la tutela dei diritti sia del denunciante che della persona denunciata.
Questa valutazione dovrà essere completata entro un periodo massimo di CINQUE (5) giorni lavorativi dal completamento della fase precedente.

Fase 4 (Relazione finale con conclusioni e, ove opportuno, azioni correttive): successivamente alla Fase 3, al termine dell’indagine e sulla base dei risultati ottenuti, il Comitato Interno redigerà una relazione dettagliata contenente i fatti accertati, le conclusioni, le azioni correttive proposte e, se necessario, le raccomandazioni per prevenire il verificarsi di incidenti simili in futuro.
La relazione sarà emessa entro un periodo massimo di CINQUE (5) giorni lavorativi dal completamento della fase precedente e sarà inviata alla Direzione per la risoluzione del caso e l’applicazione delle misure proposte.

Risoluzione del caso, applicazione di misure correttive da parte della Direzione e monitoraggio: ricevuta la relazione redatta dal Comitato Interno, la Direzione delibererà entro CINQUE (5) giorni lavorativi, provvedendo alla risoluzione del caso. Qualora necessario, adotterà le misure correttive indicate nella relazione, nonché eventuali ulteriori azioni che riterrà opportune, previa adeguata motivazione e giustificazione.
Allo stesso modo, la Direzione potrà, a sua discrezione, decidere di istituire un monitoraggio sull’attuazione delle misure correttive adottate.
I risultati relativi alla risoluzione del caso saranno comunicati al denunciante, compatibilmente con le esigenze di riservatezza e senza pregiudicare le indagini ancora in corso. A tal fine, Innovamat farà del suo meglio per fornire una spiegazione chiara e dettagliata delle azioni intraprese a seguito della Denuncia, garantendo trasparenza durante tutto il processo.

Fatto salvo quanto sopra, la risoluzione di tutte le fasi dovrà avvenire entro un massimo di TRE (3) mesi dalla data di ricevimento della Denuncia.

Allo stesso modo, durante tutte le fasi del processo, Innovamat garantirà una comunicazione continua con il denunciante, offrendo la possibilità di seguire l’evoluzione della Denuncia. Saranno fornite informazioni sul progresso dell’indagine e su ciascuna delle eventuali fasi, sempre nel pieno rispetto della riservatezza del processo.

3.4. Orientamento e ulteriore assistenza

Per garantire che i dipendenti di Innovamat comprendano appieno il processo e si sentano supportati dopo la presentazione di una Denuncia, i Dipartimenti People e Legale dell’Azienda saranno sempre disponibili per fornire assistenza e chiarimenti, sia prima della presentazione della Denuncia che durante le varie fasi del processo di gestione.

4. Riservatezza e tutela del denunciante:

In Innovamat, si valuta l’integrità e l’etica in tutti i membri del suo staff. La cultura aziendale si basa sui principi di onesta, morale e etica, valori fondamentali per la cultura organizzativa di Innovamat.

Pertanto, qualsiasi Denuncia da parte di un denunciante ai sensi della presente Politica sarà tutelata dai seguenti principi:

4.1. Garanzia di riservatezza

Innovamat garantisce la riservatezza del denunciante in tutte le fasi del processo di gestione della Denuncia.

A tal fine, l’Azienda adotterà tutti i protocolli e le misure di sicurezza ritenuti necessari per tutelare l’identità del denunciante. In particolare, e senza alcuna limitazione, Innovamat garantisce che le informazioni fornite saranno trattate con la massima riservatezza e saranno condivise esclusivamente con i soggetti coinvolti nelle diverse fasi del processo di gestione della Denuncia, assicurando così la protezione e la privacy del denunciante.

Per garantire la massima trasparenza, l’identità del denunciante sarà sempre protetta e potrà essere rivelata solo nei casi in cui sia necessaria per adempiere a obblighi legali, giudiziari e/o amministrativi, o per il corretto svolgimento dell’indagine.

4.2. Anonimato facoltativo

Si offre la possibilità di presentare Denunce in forma anonima attraverso specifici canali appositamente preposti.

Nel caso in cui il denunciante scelga l’anonimato, saranno adottate tutte le misure necessarie per proteggere la sua identità durante l’intero processo di gestione della Denuncia, garantendo che il denunciante possa monitorare lo stato della stessa senza compromettere la riservatezza dei dettagli che potrebbero identificarlo.

4.3. Trattamento dei dati personali

Innovamat, in qualità di titolare del trattamento, gestirà i dati personali contenuti nelle Denunce ricevute, in conformità con la Legge 2/2023, al fine di poterli trattare adeguatamente e, se necessario, avviare la relativa procedura di indagine. La base giuridica del trattamento sarà l’adempimento di un obbligo legale, in conformità con la normativa di riferimento. Se la comunicazione contiene dati particolari, la base giuridica del trattamento sarà l’interesse pubblico essenziale, nonché le altre disposizioni previste al comma 2 dell’art. 9.2 del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali.

Inoltre, si precisa che i dati personali potranno essere trattati e trasferiti dal personale autorizzato esclusivamente quando necessario per adottare misure correttive in azienda o per avviare procedimenti sanzionatori o penali, qualora applicabili. I dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario a valutare l’opportunità di avviare un’indagine sugli eventi segnalati. In ogni caso, qualora tale decisione non venga adottata entro un termine di TRE (3) mesi, i dati personali contenuti nella comunicazione saranno cancellati, salvo per finalità di conservazione delle evidenze relative al funzionamento del sistema, e sempre in forma anonima.

Verranno cancellati anche i dati personali non ritenuti veritieri, salvo che tale mancanza di veridicità possa costituire reato, nel qual caso i dati saranno conservati per il tempo necessario allo svolgimento del procedimento giudiziario.

Si precisa, infine, che in qualsiasi momento l’interessato potrà chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai propri dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, o la limitazione del loro trattamento, ovvero di opporsi, nonché il diritto alla portabilità dei dati, inviando una lettera accompagnata da una fotocopia del documento di identità all’indirizzo e-mail rgpd@innovamat.es. In caso di disaccordo con il trattamento dei suoi dati, potrà presentare un reclamo a la Agencia Española de Protección de Datos, l’autorità di controllo competente in materia, con sede in C/ Jorge Juan, 6 (28001) Madrid (www.aepd.es).

4.4. Tutela completa e non ritorsione nei confronti del denunciante

La tutela dei denuncianti è una priorità per Innovamat.

Pertanto, è severamente vietato adottare qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione, azione disciplinare o comportamento lesivo di qualsiasi natura nei confronti di coloro che presentano Denunce in buona fede.

Qualsiasi ritorsione, diretta o indiretta, sarà considerata una grave violazione delle politiche dell’Azienda e potrà essere denunciata attraverso il Canale di Denuncia.

Saranno adottate tutte le misure necessarie, sia disciplinari che non, per proteggere i reclamanti da qualsiasi forma di ritorsione o conseguenza pregiudizievole derivante da una loro eventuale Denuncia.

La protezione stabilita nel presente paragrafo sarà estesa anche a chiunque, pur non essendo denunciante, partecipi o contribuisca al buon esito di un’indagine relativa al Canale di Denuncia.

4.5. Accesso limitato alle informazioni

L’accesso alle informazioni relative alle Denunce sarà limitato solo ai soggetti direttamente coinvolti nelle indagini e nella loro gestione.

L’Azienda limita l’accesso alle informazioni esclusivamente alle persone autorizzate e con una specifica necessità di conoscerle, assicurando così la piena riservatezza del processo di gestione delle Denunce.

4.6. Comunicazione trasparente

Le informazioni sullo stato e sui risultati del processo di gestione delle Denunce saranno fornite ai denuncianti limitatamente ai sensi di questa Politica, senza compromettere la riservatezza e il successo del processo.

Innovamat si impegnerà a mantenere una comunicazione chiara e trasparente, al fine di garantire tranquillità al denunciante riguardo alla gestione e all’esito della sua Denuncia.

4.7. Tutela legale

I denuncianti saranno protetti ai sensi di quanto previsto dal quadro giuridico di riferimento.

Innovamat si impegna a rispettare le leggi e i regolamenti pertinenti per garantire la protezione legale e il benessere del denunciante durante e dopo il processo di gestione della Denuncia.

5. Trattamento e monitoraggio delle Denunce e comunicazione dell’esito:

Nel processo di gestione delle Denunce di Innovamat, garantire una comunicazione trasparente ed efficace rappresenta un impegno fondamentale. Allo stesso modo, è essenziale per l’Azienda che tutte le parti coinvolte in una Denuncia siano adeguatamente informate sull’andamento e sui risultati delle indagini.

Verrà effettuato un monitoraggio continuo per assicurare l’avanzamento corretto dell’indagine e per mantenere i denuncianti aggiornati, senza compromettere la riservatezza dell’indagine.

A tal fine si stabilisce quanto segue:

5.1. Monitoraggio del processo

Durante l’indagine di una Denuncia, il Comitato Interno fornirà aggiornamenti regolari sullo stato dell’indagine alle parti interessate.

5.2. Notifica dei risultati

Al termine dell’indagine, i risultati saranno comunicati a tutte le parti coinvolte, compreso il denunciante, fornendo informazioni pertinenti sui risultati, sulle misure correttive adottate (se applicabili) e sulle azioni intraprese.

Innovamat manterrà la riservatezza nella comunicazione dei risultati, preservando la privacy e l’intimità delle persone coinvolte.

5.3. Periodi di notifica

Innovamat si impegna a comunicare l’esito dell’indagine entro un termine ragionevole e tempestivo dalla sua conclusione, considerando la complessità e la natura di ciascun caso.

5.4. Canale di comunicazione

La notifica degli esiti verrà effettuata attraverso lo stesso Canale di Denuncia utilizzato per presentare la denuncia iniziale, garantendo la sicurezza e la riservatezza del denunciante.

6. Revisione e aggiornamento:

Innovamat riconosce l’importanza di mantenere questa Politica costantemente aggiornata, al fine di garantirne l’efficacia e una corretta applicazione. Si stabiliscono pertanto le seguenti procedure:

6.1. Frequenza della revisione

La presente Politica sarà revisionata annualmente per garantirne l’efficacia e l’allineamento con i valori e gli obiettivi dell’Azienda. La revisione sarà effettuata annualmente dal Dipartimento Legale dell’Azienda, per garantirne l’allineamento con gli standard legali vigenti, le migliori pratiche e i valori di Innovamat.

6.2. Revisioni a discrezione

La Direzione di Innovamat avrà la facoltà di effettuare modifiche o aggiornamenti in qualsiasi momento, a sua piena discrezione, in risposta a cambiamenti normativi, strutturali o di funzionamento interno che possano richiedere adeguamenti nella procedura.

6.3. Processo di revisione

Valutazione Rigorosa: durante il processo di revisione, saranno valutati gli aspetti chiave della Politica, compresa l’efficacia operativa, il rispetto normativo, la soddisfazione dei dipendenti e l’efficienza nella gestione di eventuali Denunce.

6.4. Partecipazione delle parti interessate

Nel processo di revisione, sia con motivo della revisione annuale sia per la revisione a discrezione della Direzione di Innovamat, saranno coinvolti i dipartimenti pertinenti, compresi i dipartimenti Legale, People, e qualsiasi altro dipartimento o persona rilevante per assicurare la comprensione e la collaborazione negli aggiornamenti.

6.5. Comunicazione degli aggiornamenti

Una volta implementati gli aggiornamenti, verranno comunicati a tutto il personale di Innovamat per garantire che tutti siano informati delle modifiche apportate e del loro impatto sul processo di gestione delle Denunce.

6.6. Conservazione delle versioni precedenti

Si manterrà un controllo con lo storico delle versioni precedenti della Politica, assicurando la tracciabilità e consentendo il riferimento a cambiamenti e aggiornamenti precedenti se necessario.

6.7. Miglioramento continuo

Si favorirà il feedback da parte dei dipendenti per identificare aree di miglioramento nella Politica e nel processo di gestione delle Denunce, promuovendo così un miglioramento continuo e una cultura di trasparenza.

7. Riferimenti legali e normativi:

7.1. Legislazione applicabile

Il Canale di Denuncia di Innovamat si fonda sui principi sanciti dalla Legge 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta contro la corruzione (in d’ora in avanti, la “Legge 2/2023“). Tale normativa stabilisce specifiche disposizioni in materia di protezione dei dati personali e definisce le linee guida per una gestione trasparente ed etica delle Denunce.

7.2. Normative internazionali e normative specifiche sulla protezione dei dati

In conformità con le normative applicabili in materia di protezione dei dati personali e privacy, Innovamat si impegna a rispettare le direttive e le regolamentazioni pertinenti che disciplinano tale ambito nella gestione del processo di Denunce, garantendo così la protezione e la riservatezza delle informazioni confidenziali e dei dati personali dei denuncianti.

7.3. Codici etici e buone pratiche

La presente Politica è allineata ai valori e agli standard etici stabiliti da Innovamat.

Nell’ambito dello sviluppo delle buone pratiche dell’Azienda, si ricorda espressamente che lo scopo della Politica è quello di promuovere l’integrità, la trasparenza e il rispetto delle norme legali ed etiche, sia all’interno di Innovamat che nei rapporti con i terzi.

7.4. Valutazione continua e adattamento ai cambiamenti legali

Si effettueranno valutazioni regolari per garantire che la presente Politica si mantenga aggiornata e rispetti qualsiasi cambiamento nella legislazione o regolamentazione applicabile che, se del caso, possa verificarsi.

Eventuali modifiche saranno comunicate al personale dell’Azienda e saranno attuate tempestivamente per garantire l’efficacia e la liceità del processo di gestione delle Denunce.

7.5. Trattamento dei dati personali

Il trattamento dei dati personali sarà disciplinato dalle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, nella Legge Organica 3/2018, del 5 dicembre, sulla protezione dei dati personali e garanzia dei diritti digitali, nella legge organica 7/2021, del 26 maggio, sulla protezione dei dati personali trattati a fini di prevenzione, rilevamento, indagine e perseguimento di reati ed esecuzione di sanzioni penali.

A Sant Cugat, il 26 settembre 2024.

Categorie di comunicazione per il Canale di Denuncia

A) Conflitti sul lavoro

Moobing / Harrasment: la molestia morale sul lavoro, conosciuta anche come “mobbing“, è qualsiasi condotta, pratica o comportamento che, in modo sistematico e ricorrente nel tempo, costituisca, nell’ambito del rapporto di lavoro, una menomazione o un’attentato alla dignità del lavoratore, teso a sottometterlo emotivamente e psicologicamente e volto a vanificarne la capacità, la promozione professionale o permanenza nel posto di lavoro, creando un ambiente ostile e influenzando negativamente l’ambiente di lavoro.
Saranno esclusi dalla nozione di molestie sul lavoro quei conflitti interpersonali transitori, localizzati in un momento specifico, che possono verificarsi nell’ambito dei rapporti umani e che incidono sull’organizzazione del lavoro e sul suo sviluppo ma che non sono destinati a distruggere personalmente o professionalmente le parti coinvolte nel conflitto.
Molestie sessuali / Sexual harrasment: qualsiasi condotta indesiderata di natura sessuale che possa essere percepita come offensiva o umiliante nei confronti di una persona. Quando tale condotta interferisce con il lavoro o crea un ambiente di lavoro intimidatorio, ostile o offensivo. Sebbene di solito si tratti di un modello di comportamento, può anche assumere la forma di un singolo incidente.
È necessario differenziare le “molestie sessuali” dalle “molestie basate sul sesso” poiché queste ultime costituiscono un tipo di molestia discriminatoria sull’uguaglianza effettiva tra donne e uomini come “qualsiasi comportamento messo in atto in base al sesso di una persona o alla sua identità di genere, con lo scopo o l’effetto di violarne la dignità e di creare un ambiente intimidatorio, degradante o offensivo”.
Discriminazione: qualsiasi trattamento ingiusto o differenziazione arbitraria basata sulla razza, sul sesso, sulla religione, sulla nazionalità, sull’origine etnica, sull’orientamento sessuale, sulla disabilità, sull’età, sulla lingua, sull’origine sociale o su qualsiasi altra condizione sociale di una persona. La discriminazione può essere un evento isolato che colpisce una persona o un gruppo di persone in una situazione simile.
Comportamenti inappropriati e altri conflitti sul posto di lavoro: comportamenti specifici o ricorrenti di abuso di potere da parte della direzione aziendale, dei dirigenti o dei responsabili nei confronti dei propri subordinati, nonché maltrattamenti tra dipendenti che non hanno un rapporto di superiorità gerarchica o che, se esistesse, non sarebbe rilevante.

B) Condizioni di lavoro

Errori nel processo di retribuzione dei dipendenti (pagamento di stipendi, straordinari, bonus, ecc.) che non sono associati a problemi di frode. Sono incluse anche quelle situazioni che comportano un rischio lavorativo per il dipendente (insalubrità, pericolo di incendio…).

C) Privacy / Sicurezza delle informazioni

Utilizzo delle informazioni dell’Azienda, dei clienti, dei dipendenti, degli azionisti o dei fornitori a vantaggio proprio o di terzi. Violazione dei processi che gestiscono la riservatezza, l’integrità e la disponibilità del patrimonio informativo.

D) Atti contrari all’integrità dell’Azienda

Situazioni in cui un interesse o vantaggio personale influisce sulle decisioni professionali adottate da un dipendente, e tale interesse o vantaggio entra in conflitto con gli interessi di qualsiasi società appartenente al gruppo imprenditoriale di Innovamat e delle sue filiali.

Il conflitto di interessi può essere dovuto a relazioni di parentela, partecipazione ad aziende o qualsiasi altra causa che il dipendente ritenga limiti o condizioni la sua capacità di prendere decisioni obiettive nei confronti di terzi.

A tali fini, si intende per parentela: il coniuge o la persona con analoga relazione affettiva, i genitori, i figli, i fratelli del dipendente o del suo coniuge, nonché i coniugi di questi. Analogamente, si considera che possa influire sulla capacità decisionale del dipendente qualora lui, un suo parente o una persona a lui legata detenga o possa detenere, direttamente o indirettamente, il controllo, esercitare un’influenza significativa o ricoprire una posizione di amministrazione o direzione in società o enti coinvolti in un potenziale conflitto di interessi.

E) Frode patrimoniale

Corruzione di funzionari pubblici: condotte poste in essere da dipendenti di Innovamat, direttamente o tramite terzi, in violazione dell’integrità aziendale, consistenti nel promettere, offrire, pagare, concedere o autorizzare la consegna di regali, inviti o altri tipi di incentivi a un funzionario o dipendente pubblico, con l’intento di influenzarne le decisioni o ottenere un vantaggio per l’Azienda.
Atti contrari all’integrità nell’ambito privato: condotte poste in essere da dipendenti di Innovamat, direttamente o tramite terzi, in violazione dell’integrità aziendale, che consistano: (a) nel promettere, offrire, pagare, concedere o autorizzare la consegna di regali, inviti o altri tipi di incentivi a qualsiasi persona, fisica o giuridica, nell’ambito privato, con cui non sussista un legame personale o economico, al fine di influenzarne la condotta; oppure (b) nel ricevere o accettare regali, inviti o altri tipi di incentivi da qualsiasi persona, fisica o giuridica, nell’ambito privato, con cui non sussista un legame personale o economico, al fine di ottenere un vantaggio o una ricompensa.
Frode esterna: azione intenzionale o deliberata contro l’Azienda finalizzata a privarla di beni o denaro mediante inganno, artificio o altro mezzo sleale. In questo caso, nella frode NON sono coinvolti dipendenti o persone che agiscono in qualità di funzionari pubblici.
Frode interna: azione intenzionale o deliberata contro l’Azienda finalizzata a privarla di beni o denaro mediante inganno, artificio o altro mezzo sleale. In questo caso, nella frode sono coinvolti dipendenti e, qualora vi siano persone fisiche esterne, NON si tratterà di soggetti che agiscono in qualità di funzionari pubblici.

F) Trattamento di favore

Atto mediante il quale vengono concessi privilegi, concessioni o benefici a un terzo o a un dipendente di Innovamat con cui non esiste o non è noto alcun legame personale o economico, attribuendo all’altra parte un vantaggio rispetto agli altri, in modo da non garantire condizioni di parità. Saranno incluse in questa categoria le situazioni di trattamento di favore che non siano contrarie all’integrità aziendale e non siano collegate a un conflitto di interessi.

G) Relazione finanziaria

Irregolarità contabili relative al controllo interno sull’informazione finanziaria o su questioni di revisione contabile.

H) Violazioni di legge, normative interne o obblighi contrattuali

Violazioni legali: qualsiasi violazione di leggi, normative e obblighi normativi, sia nazionali che internazionali, non rientranti nelle categorie precedenti. Nel caso in cui la violazione riguardi la “Corruzione di funzionari pubblici” o gli “Atti contrari all’integrità nell’ambito privato”, si utilizzerà la categoria appositamente definita.
Inosservanza delle normative interne: qualsiasi altra violazione, intenzionale o non intenzionale, delle normative interne locali o aziendali, non riflessa nelle sezioni precedenti. Nel caso in cui la violazione riguardi la normativa sui conflitti di interesse, si applicherà la categoria “Conflitti di interesse”; se è relativa alla Politica Anticorruzione, verrà classificata nelle sezioni corrispondenti “Corruzione di funzionari pubblici” o “Atti contrari all’integrità nell’ambito privato”.
Violazioni contrattuali: inadempimenti degli impegni assunti con i clienti in relazione ai servizi contrattati, fatturazione, qualità di prodotti e servizi, ecc., o pratiche scorrette contrarie agli interessi del cliente.

I) Altri

Qualsiasi altra denuncia che non possa essere assegnata a nessuna delle categorie precedentemente indicate. Si cercherà, per quanto possibile, di utilizzare questa categoria il meno possibile.

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