Especificaciones para importar datos desde CSV al Gestor de Aula

La importación de CSV en el Gestor de aula es una función que te permite cargar datos desde archivos CSV para importar clases, alumnos y profesores en la plataforma escolar.

 

¿Qué se puede importar?

Puedes cargar tres tipos de datos CSV al Gestor de aula: clases, alumnos y profesores. Debido a la estructura de datos del gestor, el orden en el que se carguen es importante. Primero, es necesario importar las clases. Una vez hecho esto, puedes decidir si prefieres cargar alumnos o profesores.

 

¿Quién puede importar?

Esta función está disponible para los usuarios que tengan una cuenta de administrador o propietario en el Gestor de aula.

 

¿Con qué propósito?

El propósito es facilitar la carga de datos en el Gestor de aula.

Requisitos del archivo

Antes de realizar la importación de un archivo CSV, es importante cumplir con ciertos requisitos. A continuación verás los requisitos específicos del archivo:

El archivo debe ser un CSV válido

Para poder realizar la importación, el archivo debe seguir el formato estándar de CSV. Esto implica que los datos deben estar separados por comas y que cada fila representa un registro individual.

La extensión del archivo debe ser .csv

Asegúrate de que el archivo tenga la extensión .csv al guardarlo. Esto permite que el sistema reconozca el archivo como un archivo CSV válido.

Especificaciones de las clases

Class name: Nombre de la clase. Campo alfanumérico obligatorio. Recomendamos que no supere los 20 caracteres.

Course number: Número de curso. Campo numérico obligatorio. Los valores admitidos van del 3 al 15, donde 3 representa 3 años (I3 en España) y 15 años (4º ESO en España). Ver tabla de equivalencias.

Para ayudarte en este proceso, se proporciona un archivo de demostración que puedes utilizar como referencia para estructurar correctamente los datos.

Especificaciones de los alumnos

Si estás importando información de los alumnos, el archivo CSV debe incluir los campos comunes para alumnos de infantil, primaria y secundaria:

1. Name: Nombre del alumno. Campo alfanumérico obligatorio.

2. Surname: Apellidos. Campo alfanumérico obligatorio.

3. Class name: Nombre de la clase. Campo alfanumérico obligatorio. Debe coincidir con el nombre de una de las clases ya existentes en el Gestor de Aula. Un alumno solo puedes estar asignado a una clase.

4. Course number: Número de curso. El curso del alumno lo especifica la clase a la que va asignado. Los valores admitidos van del 3 al 15, donde 3 representa 3 años (I3 en España) y 15 años (4ºESO en España). Ver tabla de equivalencias.

5. SIS ID: Identificador LMS. Campo alfanumérico obligatorio. Identificador del alumno del sistema de gestión de alumnos del centro.

Alumnos de infantil y primaria

6. Email: Dirección de correo electrónico. Obligatoria siempre y cuando se quiera disponer de un usuario personal para el alumno.

7. Individual Access Password: Obligatoria siempre y cuando se quiera disponer de un usuario personal para el alumno. Es la contraseña que el alumno deberá utilizar para acceder a la app. Debe tener mínimo 6 caracteres y combinar mayúsculas y minúsculas. Si no cumple con la política de seguridad se asignará un password aleatorio.

Para ayudarte en este proceso, se proporciona un archivo de demostración que puedes utilizar como referencia para estructurar correctamente los datos.

En el proceso de importación de alumnos no es posible importar los datos de acceso de familias.

Alumnos de secundaria

6. Email: Campo obligatorio. Es el nombre de usuario que se utilizará para acceder al Gestor de Aula.

7. Individual Access Password: Es la contraseña que el alumno deberá utilizar para acceder al Gestor de Aula. Si se deja en blanco, el alumno deberá generar una al finalizar el proceso de registro. Debe tener mínimo 6 caracteres y combinar mayúsculas y minúsculas. Si no cumple con la política de seguridad se asignará un password aleatorio.

Para ayudarte en este proceso, se proporciona un archivo de demostración que puedes utilizar como referencia para estructurar correctamente los datos.

Todos los alumnos de secundaria deben disponer de un dispositivo y una cuenta de correo electrónico para poder acceder al Gestor de Aula. Recomendamos que la contraseña esté formada por un mínimo de seis caracteres combinando números y letras.

Especificaciones de los profesores

Si estás importando información de los profesores, el archivo CSV debe contener los campos siguientes:

1. Name: Nombre del docente.

2. Surname: Apellido del docente.

3. Class name: Nombre de la clase o clases a las que el profesor está asignado. Si es más de una clase, cada una debe estar separada por punto y coma «;» (clase 1; clase2; clase3; …).

4. Email: Correo electrónico del docente. Es el nombre de usuario que se utilizará para acceder al Gestor de Aula.

Para ayudarte en este proceso, se proporciona un archivo de demostración que puedes utilizar como referencia para estructurar correctamente los datos.

Preguntas frecuentes

¿Tienes dudas? Aquí te dejamos las respuestas a algunas preguntas frecuentes relacionadas con la importación de archivos CSV en el Gestor de aula.
¿En qué orden se debe realizar la importación?

Os recomendamos seguir un orden lógico al importar los datos al Gestor de aula. Primero podéis importar las clases para establecer la estructura, después los profesores asignados a las clases y, finalmente, los datos de los alumnos asignados a cada clase. Este orden asegura una correcta vinculación de los datos en el sistema.

¿Para qué sirve el campo SIS Id?

El proceso de importación está diseñado para llevarse a cabo una vez que el centro cuente con su propio sistema de gestión de alumnos. Estos sistemas utilizan identificadores únicos para cada alumno, los cuales se mantienen constantes durante toda la estadía del estudiante en el centro educativo.

Dicho identificador nos posibilita reconocer a aquellos alumnos que ya han sido importados previamente, evitando así duplicaciones al efectuar cambios de clase u otras actualizaciones necesarias.

¿Qué sucede si quiero importar a un alumno que había añadido previamente a mano?

Cuando se añade un alumno manualmente, no se asigna un valor al campo SIS Id. Este campo se utiliza en la importación de usuarios para identificar si el alumno ya existía previamente. Por lo tanto, no es posible actualizar la información de un alumno a través de un archivo CSV si este ya ha sido creado manualmente en el sistema.

¿Qué ocurre si vuelvo a subir un alumno que ya existe?

Para identificar un alumno a través de CSV usamos el campo identificador de LMS (SIS ID). Si vuelves a subir un archivo CSV que contiene un SIS ID ya existente, los datos del alumno coincidente se actualizarán con la nueva información proporcionada en el archivo.

¿Qué ocurre si vuelvo a subir un profesor?

Para identificar a un profesor a través de CSV usamos el campo email. El único campo que permite ser actualizado para un profesor es Nombre de clase. De esta forma, es posible asignar o desasignar a un profesor de forma múltiple en un solo paso.

¿Qué ocurre si vuelvo a subir una clase?

Las clases no se pueden importar de nuevo. Si intentamos volver a subir una clase ya existente el proceso devolverá un error. Recomendamos gestionar las clases creadas directamente desde el Gestor de aula, donde podéis gestionar el nombre, el curso y todos los datos necesarios.

¿Qué sucede cuando se cambia de año académico?

Para gestionar el cambio de año académico, hemos implementado un proceso automático que actualiza de manera eficiente los datos de las clases y los alumnos.

Al finalizar el año lectivo, se bloquea la gestión de clases y alumnos para evitar cualquier modificación hasta el inicio del próximo curso. Una vez se alcanza esta fecha, el proceso se activa automáticamente y se llevan a cabo las siguientes acciones:

  1. Las clases existentes avanzan al siguiente curso, desasignando a los profesores previos.
  2. Se actualiza el plan educativo asignado a cada alumno de acuerdo al nuevo curso.
  3. En este momento, cada profesor debe asignarse a la(s) clase(s) correspondientes al nuevo curso.
  4. Se habilita crear las nuevas clases y los nuevos alumnos para el próximo ciclo escolar.

Con este procedimiento automatizado, se garantiza una transición fluida y eficiente entre los años académicos, asegurando que tanto los profesores como los alumnos estén debidamente asignados a las clases correspondientes.

¿Puedo activar el acceso en casa desde el CSV?

No, desde la importación de CSV no es posible activar el acceso en casa. Si es posible activar el usuario individual para aquellos alumnos que disponen cuenta de correo electrónico del centro y dispositivo personal.

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